Beleidsplan

Januari 2016 (meerjarenplan)

Voorwoord

Voor u ligt het meerjaren beleidsplan van Stichting Auxilia-Brasili-ja.
In dit meerjaren beleidsplan staan de activiteiten, de werkwijze en het beleid beschreven.
Dit beleidsplan is bedoeld voor alle betrokkenen, met name onze sponsoren en de mensen die wij financieel hebben ondersteund.

Begonnen in 1986 als “Werkgroep Brasili-ja” zijn we op 12 augustus 2002 een stichting geworden: “Stichting Auxilia-Brasili-ja”.

In 2011 heeft Cornelis Trommel een onderzoek naar de stichting gedaan in het kader van zijn opleiding “Jong Bestuurstalent Filantropische Vermogensfondsen”. De aanbevelingen zijn voor een groot gedeelte in dit beleidsplan verwerkt.

Dit plan is opgesteld in het kader van de ANBI regeling en zal jaarlijks worden geactualiseerd.

Kees Ooijevaar, secretaris
Januari 2016

Inleiding

Op verzoek van pastor Jan Suidgeest heeft oud-burgemeester Han Meijer op 26 oktober 1986 na afloop van de viering van de 1e H.Mis van Pater Sjaak de Boer een toespraak gehouden. Toen kwam bij hem de gedachte op om, naar het voorbeeld van het Daya comité in Schoorl, een groep mensen te vragen Sjaak in zijn werk moreel en financieel te steunen (Pastor Sjaak zou gaan werken in Brazilië). Er is toen een beroep gedaan op de leden van het AOW jongerenkoor en anderen in de kerk om een comité te vormen om Sjaak vanuit Wervershoof blijvende steun te bieden. Na de dienst werd op het kerkplein meteen een groepje mensen, onder leiding van de vroegere onderwijzeres van Sjaak, juffrouw Nieuweboer, samengesteld.
Werkgroep “Brasili-ja” was geboren!

Doel en werkwijze

Stichting Auxilia-Brasili-ja wil concrete, kleinschalige projecten ondersteunen, projecten die vaak via de leden zelf worden aangedragen.

De millenniumdoelen, die in 2000 door 189 wereldleiders zijn opgesteld, zijn hierbij het uitgangspunt.

Voor die projecten gelden de volgende criteria:
-een duidelijk doelstelling van het project
-welke middelen zijn nodig?
-wat is het effect?
-op welke wijze wordt er teruggekoppeld?

De projecten die de stichting ondersteunt zijn projecten waarvan de contactpersonen vaak bekend zijn bij de stichting. Projectaanvragen dienen onderbouwd te worden aangeleverd. Hiervoor is een formulier ontwikkeld.

Het voltallige bestuur van de stichting Auxilia-Brasili-ja neemt op grond van de geboden informatie een beslissing om wel of niet de aanvraag te honoreren.
Indien een aanvraag wordt goedgekeurd, zal de verzoekende organisatie schriftelijk, telefonisch of via de mail op de hoogte worden gesteld. Tevens zullen het toegezegde bedrag en details van het project op de website van de stichting worden geplaatst.
Terugkoppeling vanuit het project geschiedt via de contactpersonen. Zij stellen hiervoor een rapportage op en laten hierin zien dat de gestelde doelen, inclusief de geoormerkte bijdrage van de stichting, op een verantwoorde wijze zijn behaald.

Auxilia-Brasili-ja streeft naar transparantie van de informatie over de gesteunde projecten en daarom zijn alle projecten op de website terug te vinden. De stichting kan besluiten een project voor één jaar of voor meerdere achtereenvolgende jaren te steunen.

Organisatie

Het bestuur van Auxilia-Brasili-ja is een “werkend fonds”. Dat betekent dat alle leden, naast het besturen van de stichting, ook actief betrokken zijn bij de keuze van de te sponsoren projecten.
De stichting is ontstaan vanuit de pioniersgedachte waarbij de doelstellingen van de leden voortkwamen uit de eigen passie en levensovertuiging. Ten tijde van de oprichting zijn ook de huidige voorzitter en vicevoorzitter gestart. De kern van het bestuur zit er daarom al vanaf het prille begin.
Gemiddeld zit het huidige bestuur er nu 10 jaar. Opvolging of uitbreiding geschiedt door het zoeken naar capabele personen binnen het eigen netwerk.

Er wordt ongeveer eens per maand vergaderd.
Als er een actie staat te gebeuren wordt de vergaderfrequentie opgevoerd.

De verdeling van de werkzaamheden binnen het bestuur is als volgt:
Voorzitter: heeft een ambassadeursrol naar potentiële sponsors en zit de bestuursvergaderingen voor
Secretaris: is verantwoordelijk voor het archief, maakt het jaarverslag en zorgt voor verspreiding hiervan, maakt de agenda voor bestuursvergaderingen en onderhoudt contacten met andere instanties. Ook zorgt hij dat er artikelen en foto’s geplaatst worden op de website.
PR: zorgt voor periodieke publicaties in lokale media en zorgt voor naamsbekendheid binnen en buiten de regio.
Penningmeester: zorgt voor alles wat te maken heeft met de financiën.
Mailing: verantwoordelijk voor het up to date houden van de adresgegevens van media en sponsoren.
Notulist: de notulen worden verzorgd door steeds dezelfde persoon
Acties: organiseert verschillende acties en heeft de regie daarvan in handen.

Een aantal werkzaamheden wordt gedaan door meerdere personen. Dat betekent dat er voldoende waarborging is bij het eventueel uitvallen van een bestuurslid.
Alle functies zijn op vrijwillige basis zijn ingevuld.

Communicatie

Stichting Auxilia-Brasili-ja wil zoveel mogelijk mensen betrekken bij haar werk.
Dat gebeurt
-door de website (www.auxilia-brasili-ja) maandelijks te voorzien van nieuwe informatie.
-door minimaal 4 maal per jaar een “rondzendbrief” te verspreiden.
-door de lokale media te informeren.
-door foldermateriaal te verspreiden bij een grote actie. Die flyer wordt vaak in eigen beheer afgedrukt.

Fondsenwerving

Auxilia-Brasili-ja is een fondsenwervende organisatie die door het actief voeren van diverse acties geld binnenhaalt voor projecten die ten gunste komen van de doelstellingen.
De stichting heeft een vrij groot en divers netwerk met vrijwilligers en sympathisanten die ons al gedurende 25 jaar financieel ondersteunen. We merken wel dat dit in de loop der jaren iets terugloopt.

Elk jaar organiseren zij een grote actie. Die acties worden vaak gedurende de bestuursvergaderingen voorgedragen door een van de leden en bij voldoende steun zal dit ten uitvoer worden gebracht.
Ook organiseren wij steeds weer terugkomend acties: moederdagontbijtjes (jaarlijks), kermisactie (om de 5 jaar). Foodfair (om de 2 jaar)
Aan het organiseren van acties zijn natuurlijk kosten verbonden. Deze kosten worden betaald uit de opbrengsten van diezelfde acties. Wij proberen die kosten zo laag mogelijk te houden. In de praktijk blijkt dat de opbrengsten van de acties de kosten ruimschoots dekken en dat er een behoorlijk bedrag kan worden overgemaakt aan de organisatie waaraan de actie is gekoppeld.
Een paar voorbeelden:
Actie “Alpe d’Huez” heeft voor “Stichting June de Gambia” € 14.500,- opgebracht.
De “Foodfair” heeft voor Watu Wangu € 3000,- opgebracht.
Actie “Mont Ventoux” heeft voor Watu Wangu € 4500,- opgebracht.
Actie Kermis 2010 heeft opgebracht een bedrag van € 9000,-
Actie Kermis 2015 heeft € 7500,- opgebracht voor SStichting Amigos Colombianos

Fondsenwerven is afhankelijk van de betrokkenheid en commitment van de leden van het bestuur, maar ook het vertrouwen dat potentiële donoren hebben in de organisatie. Tevens zal de gever, een bepaalde binding hebben met de organisatie en de door de organisatie gekozen doelstellingen. De Stichting heeft door de binding met de omgeving een grote aantrekkingskracht op lokale bedrijven en organisaties die “hun” fonds graag willen helpen bij sponsoren van de acties en andere geldwervende activiteiten. Door lokaal in te zetten kan met specifieke aandacht gericht worden gezocht naar de juiste sponsoren.

Tevens is een van de manieren van fondsenwerving van de stichting het uitvoeren van ludieke acties tijdens braderieën, markten en speciale gelegenheden. Auxilia-Brasili-ja is hierbij afhankelijk van het enthousiasme van de leden.

Beheer en besteding gelden

Auxilia-Brasili-ja beschikt over een bankrekening en een spaarrekening.
Er is geen beleid over de hoogte van het bedrag of de periode dat bedragen moeten worden vastgezet. De penningmeester is hier verantwoordelijk voor.

Alle functies zijn op vrijwillige basis ingevuld en er zijn dus nauwelijks overheadkosten.

Wij verwijzen u naar de jaarrekening.

Stichting Auxilia-Brasili-ja heeft geen beloningsbeleid.
Dit moet gelezen worden als: de leden krijgen geen beloning voor het gedane werk.

Toekomst

Uit het onderzoek dat gedaan is door Cornelis Trommel is gebleken dat onze kracht ligt
in het feit dat de aanvragen voor ondersteuning via de leden worden gedaan. Een tweede sterk punt is dat wij verschillende kleinschalige projecten “all over the World” ondersteunen.
Wij beseffen ook heel goed dat deze punten ook onze zwakte kan zijn.

De stichting heeft op dit moment nog geen standaard evaluatiebeleid en daarom worden projectevaluaties op ad-hoc basis uitgevoerd. Dit is een punt van aandacht.

Wij merken dat het steeds moeilijker wordt sponsoren te vinden.
Dit zal de komende jaren steeds een punt van aandacht moeten blijven.

De acties die de Stichting houdt, gaat houden, om gelden te genereren, zijn te vinden op de website.

  • Hits: 4313

Contact

 Naar Contactpersonen>

U kunt ons werk ondersteunen:

NL16 RABO 0368948870
t.n.v. Auxilia-Brasili-ja

KvK nr: 371000429
RSIN/fiscaalnr. 816039562

 anbi logo

Sponsors

Berend Botje
Master Made
Groot in vers
Molen De Hoop
Schouten Tulips
Steigerhout
Christa’s Beautyshop
Molenzichtwinkel
Blokker (Simone Schenk)
Rheino’s
Add Social
Schouten Optiek

Archief

In het archief vindt u:

  • de projecten op jaarvolgorde
  • een lijst met de acties uit voorgaande jaren
  • het nieuwsarchief
  • een verzameling van de rondzendbrieven
  • het 25 jarig jubileum 

Ga naar het archief >

logo sponsorkliks

©Copyright Digital-Dreams webdesign - Alle rechten voorbehouden.

www.digital-dreams.nl